Hoe kies ik het beste inkoopordersysteem?

Een inkoopordersysteem is de volgorde van stappen die een persoon moet doorlopen om de verwerving van goederen en diensten voor bedrijfsgebruik aan te vragen.Deze systemen bieden een auditspoor voor het volgen van de beweging van de financiële middelen van het bedrijf.Er bestaan meerdere systemen in de zakelijke omgeving voor de systemen.De meeste van hen richten zich op het boekhoud- en interne documentsysteem van een bedrijf.Het selecteren van het beste inkoopordersysteem vereist het overwegen van een aantal factoren met betrekking tot de bedrijfssystemen van een bedrijf.

Bedrijfseigenaren en managers moeten beslissen of ze een handmatig of geautomatiseerd inkoopordersysteem willen gebruiken.Handmatige systemen omvatten vaak het gebruik van een papieren notebook dat opeenvolgende genummerde inkooporders bevat.Een werknemer zal het formulier invullen, dat doorgaans leveranciers, prijs, hoeveelheid, beschrijving en boekhoudcode vereist, voordat het ter goedkeuring wordt ingediend.Deze documenten bevatten meestal een kopie van koolstof die bij het dossier wordt bewaard.Een geautomatiseerd systeem werkt op dezelfde manier, behalve dat werknemers de zakelijke of boekhoudsoftware van het bedrijf zullen gebruiken en een elektronisch inkooporderdocument invullen.

Het aantal inkooporders dat een bedrijf zal genereren via de normale activiteiten zal een grote rol spelen bij het selecteren van een inkoopordersysteem.Het gebruik van een handmatig systeem kan vervelend worden en resulteren in verloren document, waardoor werknemers de inkooporder opnieuw maken.Bovendien moeten bedrijven deze documenten meestal meerdere jaren opslaan, afhankelijk van de toepasselijke federale of nationale wetten.Een geautomatiseerd inkoopordersysteem kan sommige van deze problemen verlichten, hoewel het leren en het gebruik van de geautomatiseerde versie meer training kan volgen.

Andere factoren waarmee u rekening moet houden bij het selecteren van een inkoopordersysteem zijn het aantal werknemers dat inkooporders gebruikt en de locatie van het bedrijf dat van het bedrijfaankoopkantoor.Door meerdere werknemers toegang te geven tot en inkooporders te maken, kunnen bedrijven vereisen dat bedrijven meer papieren documenten bij de hand of meer gebruikersnamen hebben om toegang te krijgen tot de module inkooporder.Grote organisaties hebben vaak een inkoopafdeling of inkoopmanager om de inkooporder af te handelen bij het plaatsen van bestellingen.Het hebben van meerdere personen die inkooporders inleveren, kan een overloop van informatie op de inkoopafdeling creëren.Bedrijven moeten mogelijk de toegang in het inkoopordersysteem beperken om dit probleem te voorkomen.

Bedrijven moeten ook overwegen hoe inkooporders naar de boekhoudafdeling stromen.Personen op de boekhoudafdeling moeten gemakkelijk toegang hebben tot het systeem om inkooporders te beoordelen voordat ze rekeningen betalen.Auditors hebben ook toegang nodig om te bepalen hoe de informatie door het bedrijf stroomt.Het onvermogen om de inkooporder te volgen via elke stap in het systeem kan leiden tot wijzigingen in het document dat een aanzienlijk deel van het kasbeheerproces van het bedrijf in gevaar zal brengen.