Hoe maak ik een e -mailbehoudbeleid?

Om een e -mailbehoudbeleid te maken, moet u eerst de reden dat u het beleid schrijft mdash;Om te voldoen aan wettelijke vereisten, om het bewijs van bedrijfsdocumenten te behouden of om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie niet verloren gaat.Het document moet ook uitleggen welke werknemers het beleid beïnvloedt en welke soorten e -mails zijn opgenomen.U moet ook beslissen hoe lang e -mails moeten worden bewaard;U kunt wettelijk verplicht zijn om bepaalde e -mails voor een specifieke periode te behouden.Het toewijzen van een werknemer die verantwoordelijk is voor het monitoren van het beleid kan ervoor zorgen dat uw beleid correct wordt afgedwongen.

Een e -mailbehoudbeleid is een schriftelijke procedure over hoe een bedrijf wil dat zijn werknemers omgaan met e -mailcommunicatie.E -mailbehoudbeleid vermeldt meestal welke e -mailen werknemers moeten behouden, hoe lang en hoe de e -mails op te slaan.In veel rechtsgebieden zijn er wettelijke vereisten voor hoe lang bedrijfscommunicatie mdash;inclusief e -mails mdash;Moet worden bewaard, dus het is belangrijk om een duidelijk e -mailbehoudbeleid te hebben.

Leg bij het schrijven van uw beleid uit welke werknemers in het bedrijf het e -mailbehoudbeleid omvat.Afhankelijk van het doel om het beleid in de eerste plaats te implementeren, is het mogelijk niet van toepassing op iedereen in uw organisatie.Warehouse -medewerkers die niet met elektronische correspondentie omgaan, is mogelijk niet verplicht zich aan het beleid te houden.Vertegenwoordigers van de klantenservice kunnen anderzijds nodig zijn om de meeste van hun e -mails te behouden.

Beschrijf welke soorten e -mailcorrespondentie onder het bestuur van het e -mailbehoudbeleid valt.Sommige bedrijven schrijven bijvoorbeeld e -mailbehoudbeleid dat betrekking heeft op e -mails die betrekking hebben op administratieve, fiscale, algemene en efemere zaken.Uw bedrijfsbeleid kan specifiek omgaan met de e -mails die betrekking hebben op zaken die wettelijke vereisten hebben.Welke e -mails u ook kiest om onder het beleid te vallen, zorg ervoor dat u duidelijk en beknopt bent over het onderwerp.

Het beleid moet ook beschrijven hoe lang e -mails moeten worden behouden en hoe werknemers de e -mails moeten behouden.Voor recordcompliantie kunt u wettelijk verplicht zijn om de correspondentie van de klant gedurende een periode van vijf jaar te behouden.Naast dat ze worden opgeslagen in een e -mailarchief op uw server, kan de wet ook vereisen dat u de e -mail afdrukt en de harde kopie in het klantenbestand behoudt.Wat de procedure ook is voor het behouden van deze gegevens, zorg ervoor dat u deze in detail spelt wanneer u het e -mailretentiebeleid schrijft.

Een goed e -mailbehoudbeleid moet de afdeling of titel van de werknemer bevatten die verantwoordelijk is voor het toezicht op de vereisten.Uw bedrijf kan een nalevingsafdeling of werknemer hebben die verantwoordelijk is om ervoor te zorgen dat bedrijfsprocessen in overeenstemming zijn met de wet.Dit kan de natuurlijke persoon zijn die de leiding heeft over het monitoren en afdwingen van het e -mailbehoudbeleid.Geef duidelijk aan wie verantwoordelijk is voor het beheren van het beleid, zodat werknemers weten tot wie ze zich moeten wenden als ze vragen of problemen hebben.

Na het maken van het beleid is een van de belangrijkste stappen om het te verspreiden.Een beleid kan niet worden nageleefd als de werknemers die het moeten implementeren niet weten dat het bestaat.Misschien wilt u ook een vergadering of trainingssessie houden voor de getroffen werknemers.Dit zorgt ervoor dat ze de informatie ontvangen die ze nodig hebben om zich te houden aan het e -mailbehoudbeleid.