Hoe zet ik een videoconferentieruimte op?

Het belangrijkste gebruik van een videoconferentieruimte is dat mensen met elkaar telecommuniceren via het gebruik van video- en audioverzendingen.Een videoconferentie is anders dan een videofoonoproep omdat het een groep mensen betreft, niet twee alleenstaande personen.Omdat er een aantal mensen bij betrokken zijn, zal een videoconferentieruimte vaak moeten worden gebruikt door de mensen die deelnemen aan de telecommunicatie.Deze kamer moet op de juiste manier worden ontworpen en opgezet, omdat dit ervoor zorgt dat iedereen tijdens de vergadering te zien en gehoord kan worden.Er zijn veel verschillende manieren om een videoconferentieruimte op te zetten, en het aantal mensen en het doel van de vergadering bepaalt meestal welk type arrangement het meest geschikt is.

Wanneer er een groot genoeg videoconferentiekamer is, en meestal minder dan 15 mensen die aanwezig zijn, kan een U-vormige videoconferentieruimte worden opgezet.Dit type opstelling bevat meestal drie tabellen, allemaal met elkaar verbonden, die de vorm vormen van een U. De persoon (s) met wie de groep telecommuniceert, is over het algemeen zichtbaar op een tv- of computerscherm op het open deel van de U.De aanwezigen van de vergadering zitten op de buitenste delen van de tafels, zodat ze gemakkelijk kunnen kijken, communiceren en aantekeningen maken.

Voor videoconferenties waarbij 16 of meer mensen, het grootste deel van de tijd, het meest voordelig zijn om de vergadering in een auditorium op te zetten.Hoewel dit type opstelling niet veel interactie tussen alle aanwezigen toestaat, kan een publieksmicrofoon worden gebruikt om vragen te stellen.Met deze opstelling kunnen alle aanwezigen ook eenvoudig het videoscherm bekijken, dat meestal aan de voorkant van de auditoriumruimte is ingesteld.

Het maakt niet uit welk type ontwerp een videoconferentieruimte is opgezet, het is belangrijk dat de kamer geen glanzende oppervlakken heeft, en nog belangrijker, geen glas.Als de kamer ramen heeft, moeten donkere blinds ze bedekken.Glanzende oppervlakken, glas en ramen hebben de neiging om niet alleen licht, maar ook te reflecteren, waardoor het voor de persoon (en) aan de andere kant moeilijk is om te zien en te horen.

Er zijn verschillende andere tips die kunnen helpen bij het opzetten van een videoconferentieruimte.Eén microfoon is voldoende voor elke drie personen die aanwezig zijn op een videoconferentie.Telkens wanneer een presentatie van één persoon plaatsvindt, moet een reversmicrofoon worden gebruikt.De kleur rood mag niet worden gevonden in een inrichting of op personen die worden gevonden in videoconferentiekamers, omdat dit ervoor zorgt dat flikkers op de video plaatsvinden.De meeste videoconferentiekamers vereisen een tot drie camera's, met alle camera's, videoschermen en monitoren die weg zijn van felle lichten.