Wat zijn de beste tips voor het behoud van zakelijke records?

Grote en kleine bedrijven worden vaak geconfronteerd met de uitdaging om een georganiseerd bedrijfsrecords -retentiesysteem bij te houden.Over het algemeen worden zakelijke documenten bijgehouden tot de vastgestelde lokale of regionale tijdsbeperkingen.De vereisten kennen voor wat te behouden en hoe lang wordt beschouwd als cruciaal voor het hebben van een adequaat registersysteem.

De grootte van het bedrijf bepaalt meestal de diepte van een bedrijfsregistratiesysteem.Sommige van de onderhouden zakelijke documenten omvatten belastingaangiften en personeelsbestanden.Financiële gegevens die algemeen worden bijgehouden door een bedrijf, zijn operationele kosten, kapitaalaankopen, verkoopontvangsten en eigendomsactiva.

Een bedrijf moet de behoudvereisten voor bedrijfsadministratie verifiëren die van toepassing zijn in het rechtsgebied dat de industrie van het bedrijf reguleert.Vereisten in de Verenigde Staten voor het behouden van belastinggerelateerde zakelijke dossiers is dat zakelijke documenten ten minste drie jaar worden bewaard.Sommige omzetvereisten kunnen noodzakelijk zijn om financiële dossiers bij te houden, zelfs nadat de aanbevolen tijd is verlopen.

Personeelsverslagen worden meestal minstens vier jaar bewaard.Deze en andere gegevens worden op een veilige plaats bewaard, vooral die welke privé -informatie bevatten over eerdere en huidige werknemers.Volledige gegevens over wanneer loonheffingen werden ingediend en betaald worden doorgaans bijgehouden. In de meeste gevallen worden financiële gegevens minimaal zeven jaar bijgehouden.Verklaringen van financiële instellingen, voorraadlijsten en jaarlijkse inkomstenverklaringen zijn enkele van de soorten documenten die kunnen worden opgenomen.Het bijhouden van goede financiële dossiers kan de blootstelling van een bedrijf voor juridische zaken minimaliseren.

BEDRIJVEN mogelijk kunnen ook ontdekken dat het hebben van een zuiveringssysteem voor het verwijderen van oude of irrelevante zakelijke documenten gunstig is.Een beleid voor het retentiesysteem van een bedrijfsrecords kan helpen het proces te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat alle werknemers dezelfde praktijken volgen.Dit is over het algemeen een continu onderdeel van het proces voor het bijhouden van adequate bedrijfsrecords.

Het is meestal een goed idee om voldoende opslagruimte te hebben als zakelijke documenten ter plaatse worden gehouden.Het is ook een algemene praktijk om een elektronisch dossier van bedrijfsrecords bij te houden.Op die manier zijn relevante documenten nog steeds toegankelijk en kan het bedrijf een shutdown voorkomen voor het geval een brand of andere ramp papieren zakelijke documenten vernietigt.

De meeste bedrijven kunnen ervoor kiezen om een Records Storage Management Company te gebruiken.Dit heeft het potentieel om de tijd van de organisatie te bevrijden om zich te concentreren op bedrijfsgerelateerde kwesties, in plaats van het beheer van het behoud van bedrijfsrecords.Alle mogelijke zorgen over het uitbesteden van het bedrijfsrecords -retentiesysteem kunnen worden verminderd.Een gerenommeerd bedrijf zal in het algemeen zijn beveiligingsfuncties en -praktijken schetsen voor het onderhouden van bedrijfsdocumenten.