Wat zijn de beste tips voor de planning van de conferentie?

Het plannen van een zakelijke conferentie is niet iets dat 's nachts gebeurt.Er zijn locaties om te boeken, sponsors om te verzamelen en sprekers om deel te nemen.Er zijn ook weinig details zoals waar aanwezigen in de stad blijven, welke maaltijden worden verstrekt en een wereld van andere zaken die moeten worden aangepakt als de conferentie een succes moet zijn.Als u op het punt staat deel te nemen aan de taak om planning te conferentie, zijn hier enkele dingen om in gedachten te houden.

Ga eerst nooit aan dat u alle details zelf kunt verwerken.Het is zelfs zeer waarschijnlijk dat u geen volledige lijst kunt maken van alles wat zonder enige hulp moet worden geregeld.Om deze reden zou uw eerste taak als conferentieplanner moeten zijn om een planningscommissie samen te stellen.Gewoonlijk is een groep van vijf tot zes personen voldoende om een jaarlijkse conferentie samen te stellen voor overal tussen honderd tot vijfhonderd aanwezigen.De commissie als geheel is veel meer kans om alle bases te dekken en het mogelijk te maken om elk belangrijk aspect van de bijeenkomst ruim van tevoren aan te pakken.

Samen met het samenstellen van uw commissie is het uiterst belangrijk om zo snel mogelijk voorbereidingen te maken.Het maakt echt niet uit of de zakelijke conferentie acht maanden weg is.Experts in de planning van de conferentie beginnen vaak te werken aan een aankomend evenement tien tot elf maanden van tevoren.Als een voordeel zult u meer tijd hebben om de prijzen op verschillende conferentielocaties te vergelijken, betere hoteltarieven voor aanwezigen te onderzoeken en te onderhandelen en ook meer tijd te hebben om de juiste sprekers voor het evenement te vinden.

Zorg ervoor dat elk lid van de commissie specifieke taken heeft om te uitvoeren.Elke taak moet prioriteit krijgen en een leverdatum vaststellen.Conferentieplanning omvat vaak het regelen van taken in een logische volgorde, zodat actieitems die moeten worden gedaan voordat andere items worden aangepakt, op tijd worden voltooid.Met elk lid van de commissie die verantwoordelijk is voor een specifieke set items om te voltooien vóór de volgende vergadering, is er minder kans om overweldigd te worden met taken als de datums voor de evenementbenadering.

Krijg altijd schriftelijke verplichtingen.U wilt schriftelijke verificatie van het hotel dat uw aanwezigen een specifiek dagtarief krijgen tijdens het bijwonen van het evenement.Krijg ook gedocumenteerde en gedetailleerde informatie over wat het hotel zal bieden in de weg van conferentieruimtes en assemblagegellen voor toespraken, diners en klassen die tijdens de conferentie worden aangeboden.Hetzelfde geldt voor speciale lucht- of railtarieven die u veiligstelt voor aanwezigen.Dit zal u niet alleen gemoedsrust geven, het maakt het ook veel gemakkelijker om de vooruitgang te herzien die is geboekt bij elk van de vergaderingen van de planningscommissie en een nauwkeurig beeld te behouden van wat nog moet worden gedaan.

Bied exposanten voor het evenement vooraf gedetailleerde instructies en richtlijnen.Bereid een eenvoudig schema voor dat aangeeft waar elke tentoonstellingscabine kan worden ingesteld in een conferentie of tentoonstellingszaal, samen met informatie over waar het Booth -materialen van tevoren naartoe te sturen en waar ze ze ophalen op de dag dat ze aankomen om de tentoonstelling op te zetten.Dit bespaart iedereen, inclusief de commissie voor de planning van de conferentie, veel hoofdpijn aan de vooravond van het evenement.

Een laatste tip met de planning van de conferentie is om het onverwachte te verwachten.Hoe grondig uw commissie het evenement ook plant, er zal altijd een soort hik zijn.Een spreker zal ziek worden en zich terugtrekken, of het hotel zal per ongeluk een van de banketruimten overboeken.Putten uit de collectieve ervaring van uw commissie om enkele van de meest voorkomende last-minute problemen te identificeren die zich kunnen voordoen en beslissen van tevoren hoe ze effectief kunnen omgaan.

Wanneer de planning van de conferentie efficiënt wordt gedaan, is het voor een organisatie relatief eenvoudig om een conferentie te organiseren en even gemakkelijk voor geïnteresseerde partijen om een conferentie bij te wonen.Je doel is echt twofolD in de natuur.U wilt dat de stroom van de conferentie zo even mogelijk is.Tegelijkertijd wilt u er ook voor zorgen dat onvoorziene problemen snel en effectief kunnen worden aangepakt.Door vooruit te plannen, taken te delegeren aan een bekwaam comité en actie -items op een logische manier te verwerken, bent u zeker dat u het planningsproces van de conferentie beheersbaar en uiteindelijk zeer succesvol houdt.