Wat doet een vergadering facilitator?

Een vergaderfacilitator kan verschillende rollen vervullen, afhankelijk van het type vergadering.Hij is bijvoorbeeld mogelijk verantwoordelijk voor het opnemen van minuten en ervoor zorgen dat toespraken, discussies of presentaties in hun toegewezen tijden worden bewaard.Sommige vergaderingen kunnen gaan over controversiële of emotionele onderwerpen, dus de facilitator kan in dit geval meer als een ontmoetingsmoderator fungeren.Een andere typische verantwoordelijkheid van een vergaderfacilitator is om de dialoog relevant te houden door van richting te pauzeren of te veranderen wanneer het gesprek van de weg komt.Over het algemeen helpt en begeleidt hij het proces zonder te proberen de uitkomst te beïnvloeden.

Organisaties plannen vergaderingen om verschillende redenen.Ze zijn standaardprocedure voor vele soorten bedrijven, terwijl anderen mogelijk minder vaak vergaderingen hebben.De soorten bijeenkomsten kunnen variëren van wekelijkse personeelsvergaderingen tot bedrijfsretraites die enkele dagen duren.Vergaderingen kunnen plaatsvinden op kantoor, op een off-site locatie en zelfs online.Een vergaderfacilitator kan een werknemer zijn, zoals een administratief personeelslid, of hij kan een externe consultant zijn die specifiek is ingehuurd om vergaderingen te organiseren en af te voeren.

Voorafgaand aan de vergadering zal een vergaderfacilitator zich meestal voorbereiden door het identificeren en onderzoeken van relevante problemen.Hij kan de agenda maken en communiceren met de aanwezigen van de vergadering, hen informeert over de details en het verstrekken van voorafgaande informatie, zoals onderwerpen voor discussie.Vaak zorgen facilitators voor logistieke details, zoals het opzetten van de vergaderlocatie met benodigdheden zoals meubels, benodigdheden en versnaperingen.

vaak een moderator genoemd, de vergadering facilitator kan een lijst met problemen of discussievragen hebben.Hij begint meestal aan de dialoog en kan de tijd behouden, waardoor het onderwerp wordt verplaatst om de discussie te bevorderen wanneer dat nodig is.Vaak heeft hij geen belang in de uitkomst, maar fungeert hij als een onpartijdige agent van de organisatie.Hij zou kunnen deelnemen door de discussie aan te moedigen en bepaalde personen te helpen bij te dragen.Naast het maken van persoonlijke aantekeningen, kan hij ook een groot bestuur of andere visuele hulpmiddelen gebruiken om de discussie aan te vullen en uit te breiden op ideeën.

Een vergadering facilitator fungeert vaak ook als de vergaderrecorder.Hij kan al dan niet deelnemen aan de dialoog, maar zijn belangrijkste functie is om de notulen vast te leggen.Dit wordt meestal gedaan door ze met de hand te schrijven of te typen, of door een opnameapparaat te gebruiken.Later kan de recorder de notities transcriberen en vergadernotulen of rapporten distribueren.

Een kenmerk van een goede vergaderfacilitator is de mogelijkheid om onpartijdig te zijn.Aandacht voor details en het helpen van deelnemers om zich aan hun toegewezen tijden te houden, terwijl de vooruitgang naar hun vermelde doelen boeken andere nuttige vaardigheden zijn.Over het algemeen omvat het leiden van effectieve vergaderingen ook de bereidheid van de vergadering -facilitator om de deelnemers op te volgen en hen te helpen actie te ondernemen in de richting van alle doelen die ze hebben geschetst.