Wat is een elektronisch kantoor?

Ook bekend als een e-office, is een elektronisch kantoor een term die verwijst naar elke kantooromgeving die aanzienlijk gebruik maakt van computertechnologie om te werken.De term werd voor het eerst bedacht in het midden van de 20e eeuw en begon in het decennium van de jaren 1980 in gebruik te nemen, omdat meer kantooromgevingen met handmatige methoden werden afgezien en zwaarder begonnen te vertrouwen op een combinatie van desktopcomputers, mainframes en serversom een aantal taakgerelateerde taken te beheren.Tegenwoordig wordt een elektronisch kantoor vaker gelijkgesteld met het virtuele kantoor, waarbij draadloze technologie wordt gebruikt om mensen uit vrijwel overal te laten werken met het juiste type laptop of notebook en een betrouwbare draadloze verbinding.

Een van de belangrijkste voordelen van een elektronisch kantoor is de mogelijkheid om minder te vertrouwen op documenten met hard copy om verschillende zakelijke taken te beheren.Een boekhoudkundige of factureringsprofessional zou bijvoorbeeld het gebruik van traditionele boekhoudboeken voor hard copy aanzienlijk kunnen verminderen door boekhoudsoftware te gebruiken om bestellingen te factureren, facturen te maken en zelfs betalingen te posten die worden ontvangen op openstaande facturen.Op dezelfde manier kan een verkoper profiteren van het gebruik van een elektronisch kantoor door gebruik te maken van een verkoopdatabase in plaats van papieren bestanden te onderhouden op elk prospect en klant.Zelfs veel administratieve taken zoals het schrijven van brieven of het voorbereiden van presentaties kunnen nu elektronisch worden uitgevoerd, waardoor het papierverbruik verder wordt verminderd en tegelijkertijd gemakkelijker wordt georganiseerd en gemakkelijk te ophalen.Een elektronische kantooromgeving biedt ook een hoger beveiligingsniveau.Gebruikers kunnen verschillende documenten wachtwoorden, de toegang tot databases beperken met passcodes en zelfs de toegang vergrendelen tot bestanden die in een externe gegevensopslagoplossing worden geplaatst door de toegang op een of andere manier te coderen.Hoewel niet waterdicht, wordt dit beveiligingsniveau meestal beschouwd als een verbetering ten opzichte van het gebruik van vergrendelde archiefkasten, kluizen en kluizen die vaak werden gebruikt vóór de komst van de desktopcomputer.

Hoewel het elektronische kantoor het gebruik van papier in een zakelijke omgeving niet heeft geëlimineerd, vermindert het verantwoorde gebruik van softwareprogramma's en bedrijfsnetwerken de behoefte aan het handhaven van documenten van hard copy.Aangezien de documenten kunnen worden afgedrukt wanneer en indien nodig, is de ruimte die nodig is om een elektronisch kantoor op te zetten aanzienlijk kleiner, een voordeel dat vooral belangrijk is wanneer de ruimte een premium is.In sommige industrieën heeft het gebruik van het virtuele kantoor het mogelijk gemaakt om werknemers op afstand te laten werken in plaats van op een centrale locatie, een voordeel dat de operationele kosten aanzienlijk kan verlagen.