Wat is dematerialisatie?

Ook bekend als Demat, dematerialisatie is een proces dat weggaat van het gebruik van fysieke documentatie om financiële gegevens bij te houden.In plaats daarvan maakt dematerialisatie gebruik van elektronische hulpmiddelen voor het bijhouden van gegevens om alle soorten financiële transacties bij te houden.Het scala aan documenten die effectief kunnen worden beheerd met softwareapplicaties, omvat zo ongeveer alles, van basisboekhoudingsrecords tot voorraadcertificaten.

Een van de belangrijkste voordelen van deze benadering van elektronische boekhouding is dat de noodzaak om kopieën van balansbladen en andere boekhouddocumenten fysiek op te slaan, niet meer bestaat.Dankzij het scanttechnologie is het zelfs mogelijk om elektronische kopieën te maken van de ondersteuningsdocumenten die referenties bieden voor de lijnitems in de elektronische boekhoudkundige gegevens.Alles kan gemakkelijk worden gehuisvest op een harde schijf of server.Om te beschermen tegen verlies of corruptie, kunnen back-upbestanden eenvoudig worden gemaakt en off-site worden opgeslagen.

Samen met basisboekhoudingsrecords maakt dematerialisatie het ook mogelijk om de behoefte aan fysieke voorraadcertificaten weg te nemen.De elektronische kopieën van de aandelen kunnen worden gearchiveerd voor eenvoudig ophalen.In het geval dat de aandeelhouder snel kopieën van de aandelen nodig heeft, zijn ze toegankelijk en verzonden door elektronische methoden, zoals e -mail of een beschermde FTP -transmissie.

Dematerialisatie maakt het ook mogelijk voor geautoriseerde personen om tegelijkertijd met dezelfde documenten te werken.Met fysieke boekhoudmethoden is het vaak moeilijk voor twee personen om in één keer aan de boeken te werken.Wanneer het boekhoudproces volledig elektronisch is, kunnen verschillende mensen verschillende functies tegelijkertijd uitvoeren.Het is mogelijk voor een team om nieuwe facturen te maken, betalingen te posten die zijn ontvangen voor eerdere facturen en tegelijkertijd een breed scala aan rapporten op te stellen.

Er is geen twijfel dat het proces van dematerialisatie gebruikers op verschillende manieren ten goede kan komen.Recordbehouden vereist veel minder ruimte, is gemakkelijk toegankelijk via locaties op afstand en hebben meerdere gebruikers in staat om tegelijkertijd toegang te krijgen tot de boekhoudboeken.Momenteel zijn er op vergoedingen gebaseerde en gratis boekhoudkundige en financiële recordsoftwarepakketten die elk bedrijf of organisatie kunnen helpen om een volledige status van dematerialisatie gemakkelijk te bereiken.In het geval van boekhoudsoftware zijn er ook online producten waarmee een individu of een bedrijf een reeks virtuele boeken kan opzetten.Veilig geladen op de servers voor het product, hebben geautoriseerde personen toegang tot en werken met de records vanaf elke locatie met een actieve internetverbinding.