Wat is functionele functieanalyse?

Een functionele functieanalyse (FJA) is een systeem dat in de jaren veertig door het Amerikaanse ministerie van Arbeid is bedacht om alle elementen van een baan te bepalen en te evalueren, waardoor hun belang voor de baan wordt gerangschikt.Het meet de tijd die wordt besteed en de aard van interacties met dingen, met gegevens en met mensen.Een goede functionele taakanalyse meet ook de kwaliteit van instructie en toezicht die nodig is, evenals de hoeveelheid training die nodig is om een taak adequaat uit te voeren.

De uitgebreide functionele taakanalyse maakt het van toepassing op elke taak in een organisatie.De FJA van een productiemedewerker in een fabriek zou bijvoorbeeld de tijd opmerken die wordt besteed aan het opzetten van machines en het bedienen ervan.Een FJA van de positie van een scheepvaartbediende zou zich daarentegen concentreren op de tijd die wordt besteed aan het verplaatsen en afhandelen van items voor verzending.De gemiddelde hoeveelheden tijd besteed aan voortdurende training en in routinematige interactie met supervisors worden ook gemeten.Sommige FJA's kunnen zeer veeleisend zijn, met monitoren die stopwatches gebruiken om de exacte hoeveelheid tijd te bepalen die nodig is om bepaalde taken uit te voeren.

Human Resources Professionals voeren FJA's uit en gebruiken de resultaten in het nemen van een breed scala aan beslissingen, van personeelsniveau tot compensatie.FJA's zijn ook van onschatbare waarde bij het nemen van andere managementbeslissingen, zoals reorganisaties en consolidaties.Het is belangrijk om in gedachten te houden dat een functionele functieanalyse de taak zelf evalueert, en niet de persoon in de baan.Een goede functionele functieanalyse is echter een onschatbare hulp bij het evalueren van de prestaties van een werknemer, volgens de theorie dat men moet weten wat een baan inhoudt voordat men kan bepalen hoe goed een werknemer deze heeft uitgevoerd.

Functionele taakanalyses worden gebruikt doorVeel organisaties als de eerste stap bij het voorbereiden van hun functiebeschrijvingen.Een grondige functionele taakanalyse omvat schalen die de werkelijke functies van een taak meten, evenals de mentale processen die daarbij horen, zoals redeneren en taal.Dit zijn echter niet de enige elementen van een baan.Een FJA meet ook de menselijke interacties die zijn opgenomen in de prestaties van het werk en de training die nodig is om de taak goed uit te voeren.Het verzamelen van al deze gegevens is erg handig bij het werven van nieuw talent.

De taken en verantwoordelijkheden die bij veel banen zijn verbonden, kunnen in de loop van de tijd veranderen, zelfs als de functie titels hetzelfde blijven.Veel traditionele kantoorbanen zijn bijvoorbeeld dramatisch veranderd in de tweede helft van de 20e eeuw vanwege kantoorautomatisering die uitmondculmineerden in automatisering.De analyses die deze banen beschrijven, zouden de veranderingen laten zien die ze op veel gebieden hebben ondergaan en zouden het vermogen van de werkgever om ze te beheren verbeteren.FJA's moeten daarom periodiek worden onderzocht en bijgewerkt.

Veel banen omvatten technische of professionele vaardigheden en vaardigheden.Dus als de positie niet leeg is, kan het daadwerkelijke onderzoek en de evaluatie van een bepaalde taak het beste worden gedaan door het zittende en toezichthoudende personeel.De betrokkenheid van de professionals van human resources bij deze fase van het FJA -proces is vaak beperkt tot toezicht en begeleiding.

De werkelijke analyse is de fase in het proces waarbij sommige veronderstellingen worden aangevochten, vooral met betrekking tot krediet- of academische vereisten.Dit is ook de fase waarin het management rekening moet houden met de mogelijkheid dat gehandicapte personen de taak uitvoeren.Het legaal in de VS om sollicitanten te weigeren op grond van een handicap, maar werkgevers die dit doen, moeten kunnen documenteren dat een dergelijke weigering de kandidaten gebrek aan een bonafide Occupational Qualification (BFOQ) weerspiegelt.Zonder dergelijke documentatie kunnen werkgevers staan voor aanzienlijke juridische uitdagingen.

Voorafgaand aan de automatisering was de belangrijkste vaardigheden van veel kantoormedewerkers de werking van een typemachine, een tool die, in vergelijking met moderne computers, beperkte voordelen had.Dezelfde toetsenbordvaardigheden zijn nog steeds nodig om computers te bedienen, maar de onderliggende kennisbasis die nodig is To Blijkt dat een zinvol werkproduct aanzienlijk is uitgebreid.Een FJA kwantificeert de hoeveelheid tijd die een werknemer aan een computer doorbrengt en onderscheidt zich tussen taken als tekstverwerking, spreadsheets, presentaties en andere functies.Het kennen van deze informatie is van cruciaal belang voor succesvolle werving.

Veranderingen in de workflow op een fabrieksvloer kunnen ook een aanzienlijke impact hebben op de banen van productiewerkers.Wijzigingen in de manier waarop inkomende grondstoffen worden verpakt, kunnen bijvoorbeeld de hoeveelheid tijd verhogen of verminderen die grondstoffen in de werkstroom krijgen.Als dergelijke wijzigingen tijd besparen, zullen goede managers de tijd elders vaak elders toewijzen.Managers die de workflow van hun afdelingen blijven volgen door middel van FJA's en tussentijdse observaties zullen ze over het algemeen efficiënter beheren.