Wat is lijstonderhoud?

Lijstonderhoud is het proces van het bijhouden van een lijst van elk type huidige.Bedrijven werken met een aantal lijsten in de bedrijfsstructuur, met klantlijsten en lijsten van goedgekeurde leveranciers zijn twee uitstekende voorbeelden.Het algemene concept van lijstonderhoud houdt zich bezig met het bijhouden van deze en andere belangrijke lijsten die het bedrijf zo nauwkeurig en tijdig mogelijk eigendom hebben.Dit betekent dat het proces van het onderhouden van deze lijsten een voortdurende activiteit is die met regelmatige tussenpozen moet worden uitgevoerd.

Er zijn drie basistypen van activiteiten of transacties die plaatsvinden tijdens het proces van lijstonderhoud.De eerste activiteit staat bekend als een add.Dit betekent eenvoudig dat nieuwe gegevens die relevant zijn voor de vermelding worden toegevoegd.Als het bedrijf bijvoorbeeld een contractuele overeenkomst vaststelt met een nieuwe leverancier, wordt die leverancier toegevoegd aan de goedgekeurde leverancierslijst, vaak inclusief belangrijke informatie zoals de namen en posities van belangrijke contacten, de start- en einddatums voor het contract en een andere andereGegevens die nodig zijn om diensten goed aan die klant te leveren.

Het tweede type transactie of activiteit dat plaatsvindt tijdens het onderhoud van het lijst staat bekend als een verwijdering of een verwijderen.In dit geval worden gegevens die eerder op de lijst waren opgenomen, verwijderd of verwijderd.Als een klant ervoor kiest om zijn of haar account te sluiten en alle uitstekende saldi volledig te regelen, wordt dat account verwijderd uit de lijst van actieve klanten.Hoewel sommige bedrijven deze gegevens eenvoudigweg weggooien, nemen anderen de verwijderde klantinformatie en archiveren de gegevens op een lijst die is gereserveerd voor voormalige klanten.

Een laatste stap of transactie geassocieerd met lijstonderhoud staat bekend als de wijziging.Dit omvat normaal gesproken het bijwerken van een soort informatie die al op een bestaande lijst staat.Als een klant een fusie ondergaat en zaken begint te doen onder een nieuwe bedrijfsnaam, vervangt die nieuwe naam de oude naam op alle door de leverancier onderhouden klantgegevens.Met een klantprofiel dat de naam van belangrijke besluitvormers binnen de organisatie bevat, kan een wijziging zijn om de naam te verwijderen van iemand die het bedrijf heeft verlaten en de naam van zijn of haar opvolger in hetzelfde veld op de lijst heeft vervangen.

Met elk type lijstonderhoudsactiviteit is het idee om de lijst actueel te houden.Dit helpt om de mogelijkheid voor tijd en middelen te minimaliseren om te worden verspild door het gebruik van informatie die verouderd is of niet langer relevant is.Het handhaven van de huidige informatie op een klantlijst helpt er bijvoorbeeld voor dat als de leverancier een direct mail -campagne wil uitvoeren met de lijst, poststukken niet worden verzonden naar voormalige klanten of naar contacten die niet langer aan de bedrijven zijn geassocieerd datverzinnen het huidige klantenbestand.