Wat is de uitgavencyclus?

De uitgavencyclus is een soort proces dat helpt om te bepalen wat er gebeurt vanaf het punt dat een bedrijf of consument besluit dat de aankoop van een bepaald goed of service nodig is tot het punt dat de aankoop volledig wordt betaald.Het aantal en het type stappen in de cyclus zullen variëren, op basis van de complexiteit van onderzoek en het verkrijgen van toestemming om de aankoop te doen.Het proces kan verder ingewikkeld zijn op basis van het beleid en de procedures die betrokken zijn bij het beslissen wanneer en hoe de betaling voor die aankopen af te beven.

Voor veel bedrijven begint de uitgavencyclus met het verlenen van toestemming om een bepaalde aankoop te doen.Meestal moet de partij die de aankoop wil doen, indienen wat bekend staat als een aanvraagformulier bij een inkoopagent of afdeling.Als de agent de aanvraag beoordeelt en vaststelt dat het gevraagde item zich binnen de prijsbedrijf en budgettaire beperkingen van het bedrijf bevindt, omvat de volgende stap in de cyclus de uitgifte van een inkoopordernummer.Op dat moment kan de partij die het oorspronkelijke verzoek heeft ingediend, contact opnemen met de geautoriseerde leverancier en de bestelling plaatsen, zorgvuldig opgemerkt dat het door de inkoopagent toegewezen inkoopordernummer moet worden opgenomen als onderdeel van het detail dat op de factuur voor de bestelling is gevonden.

Zodra de bestelling is geplaatst en het gevraagde artikel is afgeleverd, omvat de volgende stap in de uitgavencyclus rekening houdend met de ontvangst van het artikel en het toewijzen van de kosten aan een specifieke afdeling of divisie binnen de bedrijfsstructuur.Afhankelijk van het type betrokken bedrijf, kan het artikel in een actieve inventaris worden geplaatst totdat het daadwerkelijk wordt uitbetaald aan een specifieke afdeling.Grondstoffen die worden gebruikt bij het creëren van goederen die het bedrijf te koop aanbiedt, kan bijvoorbeeld in een bedrijfswinkelhuis worden gehouden totdat ze worden vrijgegeven en in rekening worden gebracht aan de afdeling die dient als de eerste link in het productieproces.

De laatste stappen inEen uitgavencyclus omvat de planning van de betaling voor de gekochte goederen.In sommige gevallen is de cyclus erg kort, zoals in wanneer de betaling moet worden aangeboden op het moment van levering.Op andere momenten kan dit laatste deel van de uitgavencyclus de huidige uitstaande facturen regelen op basis van de vervaldata die zijn toegewezen door leveranciers, met een accounts betaalbaar team dat elke factuur voor betaling beoordeelt en goedkeurt.Op dat moment zal de betaling plaatsvinden op of vóór de werkelijke vervaldatum op de factuur.Afhankelijk van het bedrijfsbeleid, kan die betaling in de vorm zijn van een elektronische overdracht aan de account van de verkoper, of een papieren cheque die wordt opgesteld en verzonden naar het door de leverancier geleverde overmakingsadres.Meestal wordt de uitgavencyclus als compleet beschouwd zodra de betaling is verwerkt en heeft de uitgevende bank gewist.