Wat is het projectinitiatiedocument?

Een projectinitiatiedocument (PID) of Project Brief wordt gebruikt in projectmanagement om het aanpakplan van het project te benadrukken.Specifieke secties van een PID variëren tussen organisaties en projectmethode.Over het algemeen bestrijken ze elk belangrijke informatie die het project beschrijft, inclusief de definitie, casus, resultaten, beperkingen, risico, leden, communicatieplan, projecttolerantie en handtekeningen.

De projectdefinitie is een belangrijke sectie in de documentatie.Het zal de doelen, doelstellingen en de gewenste resultaten van het project beschrijven, hoe elk zal worden gemeten en de reikwijdte van het te voltooien werk.Het projectinitiatiedocument moet duidelijk vermelden dat de functies moeten worden opgenomen en uitgesloten.

Een business case is essentieel voor het project.Deze sectie moet de waarde verduidelijken die het project naar verwachting aan de organisatie zal leveren in ruil voor de kosten.Als een project niet voldoende voordelen kan bieden om de kosten en inspanningen ervan te rechtvaardigen, zal het waarschijnlijk niet worden gefinancierd.

Projectontvangbare producten moeten worden gedocumenteerd.Deliverables kunnen programmacode of andere producten en diensten omvatten die voortvloeien uit het project.Ze kunnen ook andere documenten bevatten, zoals zakelijke vereisten, testplannen en trainingshandleidingen.

De PID moet een lijst maken van alle beperkingen waarmee het project wordt geconfronteerd.Beperkingen zijn externe factoren die het project kunnen beïnvloeden, maar buiten de controle van de projectmanager vallen.Veronderstellingen, zoals een externe softwareontwikkelaar die code levert, moeten ook worden gedocumenteerd.

Alle projecten hebben risico's.De projectmanager moet de risico's identificeren die ze documenteren met behulp van een risicoregister of logboek.Risico's moeten worden gemonitord en voorkomen of worden beperkt wanneer mogelijk.De projectmanager moet plannen ontwikkelen om degenen te beheren die niet kunnen worden voorkomen.

Een lijst met personeel en een tijdlijn zijn ook belangrijke componenten van een projectinitiatiedocument.Rollen en verantwoordelijkheden moeten bij elk projectlid worden vermeld.De sectie Projectplanning biedt een overzicht van de tijdlijn voor het leveren van kritieke werkstukken.

Een organisatie kan een communicatieplan in een PID opnemen.Dit plan kan verschillende vergaderingen omvatten die bij teamleden moeten worden gehouden.Het kan ook de verwachte communicatie documenteren voor uitvoerend management en eindgebruikers die mogelijk worden getroffen door het project.

Veel organisaties stellen projecttoleranties vast.De toleranties hebben betrekking op de werkelijke hoeveelheid werk en kosten die door het project zijn gemaakt tegen het plan.Een project dat niet werkt binnen de toegestane variantie van het geplande tijdsbestek en budget kan worden onderworpen aan aanvullend managementoverzicht.Deze informatie kan ook worden opgenomen in het projectinitiatiedocument.

De meeste PID's hebben een gebied voor handtekeningen.Leidinggevenden en managers moeten meestal het document ondertekenen.Hun handtekening geeft aan dat ze het project zullen ondersteunen door werknemers te financieren of te wijden