Wat doet een junior secretaris?

De taken van een junior secretaris kunnen variëren, afhankelijk van het bedrijf voor wie hij of zij werkt, evenals het aantal andere werknemers.Dit is een administratieve assistent-baan op instapniveau, maar zoveel mensen kunnen in deze functie beginnen met zeer weinig ervaring of opleiding, wat een groot voordeel is.In de meeste gevallen zal een junior secretaris zich in een senior functie rapporteren aan een secretaris en zal ze talloze taken op kantoor krijgen.Dit kan het beantwoorden van telefoons inhouden, klanten begroeten wanneer ze binnenkomen en bestanden georganiseerd houden.Sommige junior secretaresses zijn ook verantwoordelijk voor het schoonmaken op kantoor en houden de toiletten ook schoon.

Meestal zullen de dagelijkse verantwoordelijkheden van een junior secretaris draaien om ervoor te zorgen dat het kantoor efficiënt en succesvol loopt.Het beantwoorden van telefoons en bellers naar de juiste persoon leiden, is vaak een groot deel van de dag.Een junior secretaris kan ook verantwoordelijk zijn voor het beantwoorden van e -mail, evenals het ontvangen en sorteren van fysieke e -mail elke dag om het naar de juiste plaats te sturen.Het gebruik van kantoormachines om kopieën te maken, memo's te verspreiden of letters samen te stellen, is een ander belangrijk onderdeel van het werk, dus een persoon in deze functie moet uitstekende communicatie- en typevaardigheden hebben, evenals een begrip van kantoortechnologie.Klanten, of hen helpen bij het beantwoorden van vragen of het invullen van papierwerk, kunnen ook deel uitmaken van de taakverantwoordelijkheden van een junior secretaris.Het is belangrijk om knap te zijn en altijd op een professionele manier te kijken en te gedragen.In sommige kantoren is de secretaris misschien de eerste persoon die mensen zien wanneer ze door de deur lopen, dus dit is vooral belangrijk.Als gevolg hiervan kan de junior secretaris ook verantwoordelijk zijn voor het handhaven van het uiterlijk van het kantoor;papierwerk indienen, dingen netjes en netjes houden en gebieden schoon houden.

Sommige secretaresses kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het onderhouden van kantoorbenodigdheden.Een junior secretaris kan bijvoorbeeld worden gevraagd om inventaris te nemen en een bestelling te geven voor extra benodigdheden zoals nodig.Secretaresses die slagen bij hun basistaken kunnen aanvullende verantwoordelijkheden krijgen, zoals het plannen en planning van vergaderingen, of bijvoorbeeld vergadernotulen en het voorbereiden van rapporten.Over het algemeen komen junior secretaresses in aanmerking voor promoties bij het opdoen van werkervaring en extra kantoorvaardigheden, waardoor dit een winstgevend carrièrepad is voor veel mensen die geïnteresseerd zijn in dit soort werk.