Wat doet een kantoorassistent/receptioniste?

Een kantoorassistent/receptioniste is meestal verantwoordelijk voor front office taken in een bedrijf of organisatie.De receptioniste regelt meestal de toegang tot het kantoor door gasten te begroeten, werknemers van bezoekers te informeren en samen te werken met bezorgers en aannemers.Bovendien kan de kantoorassistent verantwoordelijk zijn voor een aantal kantooradministratie -taken, zoals het beheren van spreadsheets, correspondentie en het bestellen van kantoorbenodigdheden.Afhankelijk van de grootte van de organisatie en het aantal werknemers dat het heeft, kan de Office Assistant/Receptionist ook optreden als een persoonlijke of administratieve assistent voor een of meer managers of managers van een bedrijf.

Hoewel veel kantoren nu afhankelijk zijn van voicemailsystemen om telefoons te beantwoorden en bellers naar de relevante werknemer te routeren, hebben velen nog steeds een kantoorassistent/receptioniste in dienst om het telefoonsysteem te beheren en te praten met bellers die moeite hebben het te gebruiken.Receptionisten voeren ook de taak uit die toezicht houdt op het ontvangstgebied, ook bekend als de wachtruimte of kamer, waarin bezoekers meestal binnenkomen.Een traditionele kantoorassistent/receptioniste neemt doorgaans de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat een bezoeker wordt aangekondigd aan de mensen die hij of zij bezoekt of, als de bezoeker een bezorger is, zal de receptioniste meestal ondertekenen voor pakketten en de ontvangers van hun wetenaankomst.binnen het bedrijf.In een zeer kleine organisatie, of een met een zeer zuinig budget, kan de receptioniste ook als officemanager dienen.Hij of zij kan verantwoordelijk zijn om ervoor te zorgen dat het kantoor goed functioneert door benodigdheden aan te vullen en de prestaties van kantoormachines, zoals kopieerapparaten, faxmachines en zelfs computers, te bewaken.De kantoorassistent/receptioniste met deze verantwoordelijkheden zal doorgaans contact opnemen met en werken met reparatieprofessionals en andere aannemers die mogelijk moeten werken aan de kantoorruimte of het gebouw.Andere veel voorkomende verantwoordelijkheden zijn evenementenplanning, reisplanning en, in sommige gevallen, het beheren van algemene kantoorcommunicatie, zoals meldingen over vakanties, speciale evenementen en veiligheidsoverwegingen.

De kwalificaties om een kantoorassistent te worden, variëren afhankelijk van de vaardigheden die nodig zijn om een aan te nemen om een aan te nemenpositie binnen een bepaald bedrijf.In veel gevallen kunnen kantoormedewerkers hun vaardigheden opdoen op het werk of een beroepsopleidingsprogramma voltooien dat hen een basiskennis biedt van procedures voor kantoorbeheer.Andere opties omvatten het volgen van doorlopende en volwasseneneducatie lessen in verschillende softwarepakketten, bedrijfsschrijven en communicatie en protocol.