Wat is kennisbeheersoftware?
Kennisbeheersoftware is een tool of set tools, die worden gebruikt om bedrijfsinformatie elektronisch te verzamelen, te organiseren, te delen en te beoordelen onder verschillende gebruikers.Het concept van kennisbeheer (km) ontwikkelde in de jaren negentig, omdat bedrijven worstelden met effectieve manieren om bedrijfsinformatie te beheren en op te halen.Enterprise Content Management Systems zijn ontwikkeld, samen met specifieke kennisbeheersoftware om de verzameling en distributie van kennis te vergemakkelijken.Momenteel zijn er honderden verschillende KM -softwaretools, elk ontworpen voor een specifiek type bedrijf.
Diverse groepen zoals klantenservice, informatietechnologie (IT), retail, wetenschap, engineering, overheid en onderwijs kan gespecialiseerd kennisbeheer nodig hebbensoftware.Sommige KM -software beheert bijvoorbeeld informatie over klanten of klanten, om de verkoop en klantenservice te verbeteren.Een ander type kan informatie verzamelen over werknemersvaardigheden, talenten, onderwijs en zakelijke training, om gebruik te maken van expertise die in het verleden misschien onopgemerkt is gebleven.Sommige tools beheren werkstroom, bieden training of standaardiseren processen via stapsgewijze instructies of handleidingen.
Kennisbeheer begint met het verzamelen van beschikbare informatie.Papieren documenten, e -mails, .pdf of tekstverwerkingsbestanden, tekeningen of afbeeldingen, webinhoud, handgeschreven documenten, microfilm of microfiche en digitale bestanden zijn allemaal mogelijke invoer.Een kennis van het onderwerp -experts kan ook worden opgeschreven en toegevoegd aan de kennisbasis.Speciale tools kunnen verschillende informatie -ingangen omzetten in een standaardformaat en de kwaliteit van de resulterende documentatie verbeteren.De resulterende kennisset wordt meestal opgeslagen in een krachtige database.
Zodra de informatie is verzameld, worden andere softwaretools voor kennisbeheer gebruikt om de informatie te beheren.Documenten en bestanden kunnen worden gekoppeld, geïndexeerd en gecategoriseerd, zodat ze gemakkelijk worden gescand en toegankelijk worden door ophalen.Sommige informatie heeft mogelijk versiebeheer nodig, zodat gebruikers zeker alleen de meest actuele informatie gebruiken, terwijl eerdere versies zijn gearchiveerd.Met KM -tools kunnen meerdere gebruikers samenwerken aan het maken van informatie en het beheren van een beoordelings- en goedkeuringsproces.Andere functies kunnen toegangscontroles, archief- en ophaalmogelijkheden en conversie naar verschillende outputtypen omvatten.
Er zijn veel zakelijke voordelen van het gebruik van kennisbeheersoftware.Het vermindert de noodzaak voor bedrijven om grote hoeveelheden papier of records in verschillende formaten te verwerken en op te slaan met verschillende opslagvereisten.Informatie kan sneller worden opgehaald, uit een grotere verscheidenheid aan bronnen, en kan gemakkelijker worden gedeeld en gecontroleerd.Met KM -tools kunnen gebruikers informatie verzamelen over de informatie, zoals statistieken, productiviteit, terugkerende of gemeenschappelijke problemen en uitsplitsingen voor werkstroom.Om deze redenen blijft kennisbeheersoftware groeien in populariteit, complexiteit en praktische toepassing.